自分のデスクがなくなった日。紙の山からペーパーレスオフィスへ

今週のお題「デスクまわり」

長年、オフィスのデスクは資料や書類など紙の山だった。毎日忙しく、様々な仕事を次々とこなさなければならないため、その山は積み上がる一方だった。

かなり過去の資料類も時々必要になるので捨てられずにいた。机だけでなくキャビネットの引き出しにもそういった過去の書類を詰め込んでいた。

最近は何でもWebや社内サーバーから検索・ダウンロードできるから、この状況が理解できない若い人も多いと思うけれど、少し前まではオフィスは全てが紙で回っていたのです。

私のデスクは他人にはゴミの山に見えただろうけれど、そのどこに何の書類があるのか自分ではちゃんと把握できていた。だから自分なりに"整理"していたとも言える。

ドラマでみるオフィスの机には、小道具的にグッズや写真立てなどがこまこま置いてあるくせに、仕事していればあるはずの肝心の書類がほとんどないことに「うそっぽい！」と、いつもつっこんでいた。

でも本当は自分でもわかってはいた。これじゃだらしないよねって。本心は"綺麗な机"にちょっと憧れていた。

だけど「私はそれだけ忙しく働いているのだ」と、自分に言い訳していた面も少しあったかもしれない。
　　　　
何度か異動の時さえ、引っ越し用段ボールにファイルを詰め、新しい場所でまた荷ほどきする、を繰り返していたけれど、ついに根本的に何とかしなければならない時がやってきた。

オフィス移転で、自分用のデスクもキャビネットもなくなったのだ。TPOに応じて座る場所を変える、いわゆる「フリーアドレス」。自分の通勤カバンすらしまう場所はもうないという。

移転前に、まず書類の山を分別し不要なものは思い切って捨てる。いわば書類の断捨離だ。必要なものはオフィス複合機で紙をスキャンして電子データ化し、クラウド上にファイリング。スキャンしたものはOCRボタンで文字データにできるのであとで全文検索もできる。

実はこういうことは相当昔からできたのだけれど、そもそも私は「紙」の状態が好きだったから、ペーパーレス化を真剣にやってこなかった。

でももうそんなこと言ってられない。これを機に本格的に取り組んだ。

最近の複合機は性能がとても良いので、すごい勢いでスキャンできて気持ちよかった。段ボール数箱分の紙もあっという間に電子化できたけれど、クラウド上の割り当て容量がいっぱいになってしまって、電子的に減らす方がむしろ大変だった。

こうして紙に囲まれた生活とお別れし、新しいオフィスで座った場所には基本モバイルPCのみ。必要に応じて多少は紙出力するけれど、それを貯めこむ場所はない。

はたして、内心憧れていた"綺麗な机"になったわけだけれど・・いいことばかりではなかった。次の機会にフリーアドレスオフィスの働き方についても書きたいと思う。

ただし、これがその後におこったコロナ禍でのテレワークでは活きた。業務システムも書類も全てクラウド上だから在宅勤務でも困らなかった。

デスクひとつで、働き方自体が大きく変わることを強く感じるできごとだった。